يصل عدد رسائل الإيميل المرسلة يوميًا حول العالم إلى عشرات الملايين،
حيث أصبح البريد الإلكترونى بديلًا أرخص وأسرع وأكثر كفاءة
من البريد العادى.
من القواعد الواجب اتباعها في كتابة الإيميل :
1- يعتبر من سوء الأدب كتابة الرسالة :
بالحروف الكبيرةCapitalLetter. الحروف الكبيرة على الإنترنت
تعنى الصراخ، والصراخ – طبعًا – من سوء الأدب، فيما يمكن استخدام
الحروف الكبيرة فقط للتأكيد على كلمة ما.
2- مراعاة قواعد اللغة والنحو والإملاء :
يعنى انك إنسان مثقف ومحترم، مثلما تعنى اللغة الركيكة والأخطاء
الإملائية أن كاتب الرسالة جاهل.راع القواعد العامة لكتابة الرسائل تمامًا
كما تعلمتها فى المدرسة، وضع علامات الترقيم مثل النقطة فى آخر
السطر من الأمور التى توضع فى الإعتبار أيضًا.
3- الالتزام بكتابة الحرف الأول من الجملة :
CapitalLetterفى الإنجليزية سيكون محل تقدير من المرسل إليه
لأنه سيقدر مدى الجهد الذى بذلته بتكرار الضغط على الزرShift
أثناء الكتابة!
4- أرسل الرسالة دائمًا من عنوانك البريدى :
الذى تريد المرسل إليه أن يرد عليك فيه. فلا يصح مثلًا أن ترسل رسالة
من عنوان ما وتقول فى الرسالة: من فضلك راسلنى على عنوان كذا،
لأن أحدًا لن يهتم بتلك المعلومة.
5- عند الرد على رسالة لا يستحسن أن تستخدم الزرReply :
لأنه يرسل مع ردك نسخة من الرسالة المرسلة إليك. وما الفائدة ؟
6- الكثير من الناس ينسون ماذا كتبوا فى رسائلهم ،
وما هى النقاط التى تكلموا فيها، والبعض ينسى أنه كتب لك شيئًا
من الأساس! لذلك فتذكيره بما كتب يعتبر من الأمور الجيدة، خاصة إذا
مضت عدة أيام قبل كتابة الرد حتى يعرف المرسل إليه عم تتكلم بالضبط.
6- لا ترسل الرسائل على هيئة :HTML
لأن بعض الناس لن يستطيعوا قراءتها بشكل صحيح.
7- إذا كنت تستخدم برامج خاصة لإرسال
الرسائل لا داعى للبهرجة :
وإضافة الزخارف والصور لأن هذا يزيد من حجم الرسالة ويزيد
من صعوبة تحميلها.
8- لا تقم بوضع خطوط تحت الكلام فى الرسالة،
ولا تعتقد أنك تمنحها مزيدًا من الأهمية بذلك. كون البرنامج الذى
تستخدمه يحتوى على زر Underline لا يعنى أنك يجب أن تستخدمه.
9- لا تقم باستبدال are ب r أوwhy بy
أوtoب 2 أو you ب u.
فكثرة استخدام الاختصارات تؤدى أحيانًا إلى البلبلة لأنك لا تضمن أن
المرسل إليه سيفهمها. الاختصارات قد تكون مناسبة للرسائل الفورية
(مثل تلك التى يرسلها ICQ ) كوسيلة سريعة للتخاطب بين الأصدقاء،
لكنها حتمًا غير مناسبة للإيميل كوسيلة – أصبحت الآن رسمية –
للتخاطب.
10- لا تنس إضافة التوقيع إلى رسالتك :
ليعرف المرسل إليه من الذى يخاطبه. يمكنك إعداد خادم البريد ليضيف
التوقيع أوتوماتيكيًا إلى كل رسالة ترسلها.
11-لا تكتب شيئًا قد تضطر للاعتذار عنه فيما بعد،
تلاف فورات الغضب اللحظية، وتأكد جيدًا مما كتبت قبل ارساله،
لأنك ما أن تضغط الزر Send فليس هناك ما يمكن عمله بعد.
12-لا تقم بإرسال ملف مرفق Attachment كبير الحجم :
دون اتفاق مسبق مع المرسل إليه، لأن الملفات الكبيرة تستغرق وقتًا
طويلًا فى الإرسال والاستقبال. قد لا يكون للمرسل إليه أى اهتمام
بما تريد ارساله فتتعب نفسك وتضيع وقتك بلا جدوى.
13-احرص على كتابة عنوان لرسالتك
فى المستطيل المخصص لذلك،
وليكن عنوانًا ذا معنى ويدل على موضوع الرسالة.
14-احترس جيدًا عند استخدام دفتر العناوين..
دقق النظر وارتد النظارة إذا كانت الخطوط تتداخل مع بعضها،
لأن الرسائل التى تصل بالخطأ إلى آخرين تتسبب فى مشاكل وفضائح
لا داعى لها أبدًا.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق