قواعد كتابة بريد الكتروني

انتشر البريد الالكتروني (e_mail) بسرعة كبيرة هذه الايام بحيث اصبح

البديل عن البريد العادي الا فيما ندر من حاجتنا لاستخدامه من البريد

العادي، لاستقبال وارسال الطرود والحاجيات بواسطتها، اي الحاجايات

الملموسة والمحسوسة كمن يرسل هدية ما او من يتعامل مع احدى

الدوائر الحكومية ويتم تسليمه الاوراق وغيرها بواسطة هذا البريد،

وبعكس ذلك فقد اخذ البربد الالكتروني يتسع نشاطاته وتمتد حتى باتت

تصل الى جميع نواحي الحياة وفروعها والتعاملات التجارية والمدنية

ناهيك عن العلاقات بين الاشخاص، ولعل ما يدعم هذا الامر كثيرا السرية

الكبيرة التي تتمتع بها هذه الايميلات، فبدأ من الخيار بوضع كلمة الحماية

التي ترغب بها والتي انت تتحكم بقوتها، الى الحماية اللاحقة من برامج

الحماية والتي اصبحت متعددة وكثيرة، وقد امتد الاعتراف بهذا البريد

الالكتروني حتى نصت العديد من التشريعات في الكثير من الدول والتي

اعطت صفة البينة على ما يتضمنه هذا البريد من اقرارت واعترافات

او محتوى، وبالتالي فهو كما قلنا سابقا وبحق، اصبح يعد وبوسيلة او

اخرى البديل والوريث الشرعي لما تعارفنا عليه من بريد وقد يلغى ذلك

البريد كله لاحقا في عهد ستصبح في الطابعات الثلاثية الابعاد موجودة،

ويقتصر الامر فقط فيما غيرها على خدمة ارسال الطرود الثمينة، ولكن

للكتابة والمخاطبة عبر البريد الالكتروني اساليب ، وطرق ووسائل

وادبيات ، فما هي قواعد كتابة بريد الكتروني .

 

 لماذا البريد الالكتروني الان ؟ :

قبل ان نخوض في قواعد وادبيات كتابة بريد الكتروني تعالوا نذكر

الاسباب التي تجعله وسيلة اتصال مميزة :

 

 وسيلة الارسال والاستلام   :

ومن الامور التي جعلت من البريد الالكتروني الاكثر تداولا هي السرعة

والسهولة، وهما خاصيتان يتمتع بها البريد الالكتروني بعكس البريد

العادري، فبإمكانك انشاء الرسالة الجديدة وكتابتها وارسالها خلال دقائق

بسيطة، كما ويمكن للطرف الاخر قرءتها والاطلاع عليها بلحظات منذ

تصفحه لبريده الالكتروني وبالتالي فهي من الوسائل التي لا تحتاج الى

وقت وجهد وذهاب الى مكتب البريد او الاستلام من مكتب البريد، ناهيك

عن احضار المغلفات.

 

 وسيلة مجانية :

بالطبع فأنت بإمكانك انشاء البريد وارساله دون الحاجة الى دفع الرسوم

 والطوابع عليه، ومن ميزاته انه يمكنك تحميله الكثير والعديد من الملفات

 والصور، والتي لو رغبنا بإرسالها بالبريد العادي لتكلفنا الكثير من

النفقات والرسوم، فهذه المجانية تحسب له.

 

 وسيلة آمنة :

بالفعل فهو وسيلة امنة جدا فأنت تقوم بكتابة الرسالة وارسالها واستقبال

غيرها بواسطة بريدك الالكتروني والذي تقوم بتصفحه عبر حاسوبك

الشخصي او الهاتف الذكي، وفي المكان الذي ترغب به، هذا بالاضافة الى

انك من تقوم بوضع كلمة المرور الخاصة بهذا البريد وتحدد قوتها، وهذا

من الامور التي تحسب لك وعليك، كما ويمكنك ان تشملها ببرنامج حماية

خاص لجهازك ككل.

 

 يمكنك الاطلاع عليها في اي مكان :

اصبحنا الان نصطحب معنا وفي كل مكان جهاز الهاتف الذكي او الجهاز

 اللوحي وفي الكثير من الاحيان الجهاز المحمول، وكل هذه الاجهزة

اصبحت بطريقة مباشرة او غير مباشرة متصلة بالانترنت وبالتالي اصبح

يعد من الامور السهلة والميسرة ان يقوم الواحد فينا بالاطلاع على

الرسائل بثواني معدودة بعد ارسالها.

 

 وسيلة معترف بقانونيتها :

وهذه الوسيلة في النهاية هي وسيلة معترف بها قانونا ولها حجيتها ضد

الغير في حال الرغبة بالتعامل بالبريد الالكتروني على انه وسيلة تخاطب

تجارية امنة او غيرها، وبالتالي انت ستشعر بالامان القانوني بواسطتها

ايضا، كما كنت تشعر به بالبريد العادي .

 

 قواعد كتابة بريد الكتروني :

 العنوان الواضح :

كتابة الرسالة الالكترونية لا تختلف كثيرا عن كتابة الرسالة العادية فيجب

ان تبتدأ في رسالتك بعنوان واضح وصريح يعطي فكرة كافية للقارئ

 او المرسل اليه عن مضمون هذه الرسالة، وهذا العنوان كما قلنا يجب ان

يكون واضح ومختصر، فمن الامور الممنوعة ان يكون عنوان الرسالة

الالكترونية بمثابة رسالة بحد ذاتها.

 

 تحية المقدمة :

قبل ان تبدأ الكتابة عليك ان تسطر للمرسل اليه تحيتك الخاصة به كأن

تستخدم ( سيدي الكريم – عزيزي …. ) وفي حال كانت الرسالة مرسلة

الى احد المقربين جدا لك يمكنك ان تكتب ( مرحبا …. ،) لكن امر كتابة

المقدمة هو امر ضروري جدا.

 

 التمنيات في النهاية والتوقيع :

وكما بدأت البريد الالكتروني بكلمات ترحيبية حارة الى المرسل اليه،

يفضل ان تترك في الختام ايضا كلمات وتمنيات حارة، تعبر عن الامتنان

والشكر ومن امثلتها الكثير ( مع تمنياتي لك بالتوفيق – مع اطيب

التمنيات – مع وافر الشكر الجزيل ) هذا بالضافة الى انه يفضل ان تترك

توقيعا يشير اليك بعد هذه التمنيات كان تكتب اسمك او جزءا منه

 يشير اليك .

 

 الاختصار :

في حال كتابتك للبريد حاول قدر الامكان ان تذهب الى الاختصار فيه، وان

لا تطيل، وحاول ان تصل الى الهدف من هذه الرسالة بأقصر الطرق،

وابتعد عن الشرح المطول دون داع، وقد يكون لهذا الامر سبب، ان

الانترنت بحد ذاته امر مشوق وبالتالي فالانسان يبحث في النهاية للوصل

الى الامور الممتعة التي يرغب بها عبر الانترنت ؟، وفي حال وجد ان هذا

البريد طويل بطريقة غير طبيعية سيحث عن حل اخر ، او يؤجل قراءته

الى ما بعد.

 

 نوع الخط :

ابحث عن الخط الذي يكون متجانسا، وليس بالكبير جدا او الصغير جدا،

بل يفضل المتوسط والواضح، والذي تسهل قراءته، ففي النهاية الانسان

يبحث عن البريد لقراءته وليس للاستمتاع بالخطوط

 

 الترتيب :

من اكثر الامور التي قد تجذبنا الى احد الرسائل عن غيرها هي طريقة

ترتيب هذا البريد، من حيث الفواصل بين الكلمات، وبين الجمل وبين

الفقرات، بحيث تظهر للقارئ ان هذا المرسل يعرف ما يكتب وانه

 منظم جدا.

 

 خلو الرسالة من الاخطاء الاملائية :

امر اخر على قدر من الاهمية و لا ينتبه اليه الكثيرين وهو انه يجب ان

تكون الرسالة خالية من الاخطاء الاملائية، خاصة ان كانت رسمية

ومرسلة لغايات التعاملات التجارية او التقدم لاحدى الرسائل، فمن

 المهم جدا تلافي مثل هذه الاخطاء الاملائية .

 

 حدد هدفك من الرسالة :

كذلك يجب عليك ان توضح في هذه الرسائل الغاية والهدف من ارسالك

 هذا البريد، وان يكون الهدف حاضرا ويمكن الكشف عنه وقراءته

والوصول اليه بوضوح.

 

 استخدام لغة رسمية :

واستخدام هذه اللغة يعتمد في النهاية على الجهة المرسل اليها البريد ،

والغاية منه ولكن في بعض الاحيان وفي حال كان هذا البريد مرسل من

صديق او قريب الى اخر يمكن استخدام لغة ابسط.

 

 التنبيه على وجود روابط في الرسالة :

اذا قمت بتحميل بعض الروابط في البريد الالكتروني كلمفات او صور

 فمن الافضل ان تشير الى هذا الامر حتى لا يتوه المرسل اليه عنها

 ولا ينتبه اليها .